Die Pomodoro Technik ist eine denkbar simple Art, seine Arbeiten konzentriert und fokussiert in Angriff zu nehmen: Wer Mühe hat, sich zum konzentrierten Arbeiten zu motivieren, der unterteilt seine Arbeiten einfach in kleine Zeiteinheiten, an denen dann unterbrechungsfrei gearbeitet wird - ganz nach dem Prinzip "teile und herrsche"! Wichtig: Pausen dazwischen sind Pflicht! Sie sorgen für die richtige Balance zwischen Konzentration und Entspannung. Wie das geht? Zum Beispiel so:
Viele verbindet die schmerzliche Erfahrung der Prokrastination (zu Deutsch Aufschieberitis): Man sitzt am PC und weiss, dass sich der Blog-Beitrag nicht von selbst schreibt. Oder der Leistungsnachweis im Studium nicht engelsgleich entsteht.
Anstatt sich endlich dem Mammutprojekt zu stellen und es in Angriff zu nehmen, liest man Fachartikel, surft man auf dem "Facebook fürs Business" LinkedIn, liest den einen oder anderen Blog-Beitrag, sieht sich vielleicht noch das aktuellste Video vom BikeRadar auf YouTube an oder schaut auf Slack nach, was gerade die Kollegen so schreiben.
Der Tag plätschert dahin. Und auch nach dem siebten, leckeren Espresso steht noch keine Zeile. Der Blog-Beitrag ist noch immer leer. Man ist aufgekratzt und langsam etwas unzufrieden. Etwa so:
Wollen wir nicht alle effektiv und effizient sein? Müssen wir nicht gar alle effektiv und effizient in Tagen von Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit sein? Genau. Mist. Und jetzt aber wie dann?
Wenn es ums Arbeiten geht, erleben dies viele als Kampf gegen die Zeit: Erst schleppt es sich so dahin. Dann steigt der Druck und die Zeit rast. Am Ende des Tages ist die Zeit ausgegangen. Die wichtigen Dinge sind nicht so vorangekommen, wie man es sich wünschte.
Statt die Arbeit voranzutreiben, hat man die Zeit verbrannt mit Kaffee aus einer Hipster Kaffeemaschine, mit Smalltalk in einem Hipster Colab und dem Kommentieren von Slack-Nachrichten (E-Mail für Hipster). Aber die eigentliche Aufgabe bleibt unberührt. Steht noch immer an. Und am nächsten Tag wird es nicht besser sein. Ziemlich unbefriedigend.
Studien haben gezeigt, dass solchen Gewohnheiten entgegengewirkt werden kann: Es bietet sich an, die Arbeiten in kurzen Einheiten von 20 bis 45 Minuten zu zerlegen und in diesen Zeiteinheiten konzentriert und störungsfrei zu arbeiten.
Die Pomodoro Technik sieht vor, jeweils für eine Zeiteinheit von 25 Minuten unterbrechungsfrei und genau an einer Sache zu arbeiten. Von Vorteil wird ein Timer - z. B. in Form einer Tomate (daher der Name) - aufgesetzt, der einen an das Ablaufen der Zeiteinheit erinnert. Wenn der Timer klingelt, folgen 5 Minuten Pause, in denen man sich entspannt, ein Glas Wasser oder Tee trinkt und sich ein bisschen bewegt. Ganz konkret:
Die Technik besteht aus fünf Schritten:
Wer seine Arbeiten in solchen Einheiten (oder "Pomodori") zerlegt, wird feststellen können, dass seine Konzentration und Motivation steigen: Endlich hat man die Kontrolle über seinen Tag zurück! Endlich kann man sich - auch an kleinen! - Dingen freuen, welche man erledigen konnte! Der Feierabend ist verdient!
Die Pomodoro Technik zu erlernen, kostet praktisch keine Zeit. Ist extrem simpel. Erfordert keine aufwendigen Tools. So zu arbeiten, erlaubt es, "bad days" zu reduzieren, denn die eigene Arbeit wird in etwas Belohnendes und Motivierendes verwandelt. Magisch!
Merke: Es ist sinnvoll die eigene Arbeit in Pomodori zu unterteilen. Und Pausen zu machen.
Die Pomodoro Technik ist einfach. Aber effektiv ist sie bloss, wenn man sie ernst nimmt. Disziplin ist das Schlüsselwort. Harte Disziplin!
Eine Zeiteinheit ist eine Einheit (Fokus!). Unterbrechungsfrei bedeutet ohne Unterbrechung (Flow!). Pause bedeutet Unterbrechung (Belohnung!). Durchmischt man dies, fällt man in den alten Trott zurück. Der Tag wird zu einem Zeit-Brei. Und man ist unzufrieden.
Merke: Eine Pomodoro ist unzerteilbar und Pausen sind Pflicht!
Meine Erfahrung ist - generell - folgende: Einfache Tools funktionieren in der Regel besser als ausgefeilte. So ist das auch bei der Pomodoro Technik. Die Pomodoro Technik ist so einfach, dass jeder in seinem Haushalt die notwendigen Werkzeuge dazu findet. Wirklich!
Zum einen wird ein Timer benötigt: Hast du ein Smartphone? Check! Oder eine Küchenuhr? Check! Oder hast du Internet? Check: https://pomofocus.io/ ;-).
Zum anderen eine To-do-Liste, welche alle Aufgaben aufnimmt, die man sich vornehmen will. Hast du einen Block und einen Schreiber? Check! Hast du Post-its? Check? Hast du Internet? Check: https://todoist.com/ ;-).
„Personal Kanban“ ist übrigens eine weitere Methode, welche mit der Pomodoro Technik erfolgreich "fusioniert".
Merke: Simple, aber effektive Tools wie ein Timer und eine Liste. That‘s it!
Bei den meisten ist es so, dass der Arbeitsalltag zu einem grossen Teil aus Unterbrechungen besteht: Jeder Anruf, jede E-Mail, jede Slack-Nachricht, jeder Tweet, jeder LinkedIn-Post und jeder Impuls, News zu lesen, sich etwas aus dem Kühlschrank zu holen oder sich einen feinen Espresso zu gönnen, reissen uns aus der Konzentration und machen uns ineffizient. Ist effektiv so!
Merke: Unterbrechungen lassen sich grundsätzlich in innere und äussere unterteilen.
Die inneren Unterbrechungen sind jene, welche aus uns herauskommen. Etwa der Impuls, einen frischen Espresso zu trinken oder den letzten LinkedIn-Post zu lesen und zu beantworten. Oder eine Pizza zu bestellen.
Die äusseren Unterbrechungen sind jene, welche durch unser Umfeld auf uns wirken: Ein Kollege, welcher anruft, um einen Kundentermin abzuklären, oder eine Kollegin, welche über den Urlaub plaudern mag oder den Pizzaboten, welcher die vorhin bestellte Margherita vorbeibringt.
Mit beiden Arten von Unterbrechungen lässt sich gekonnt umgehen: Die inneren können kurz notiert werden und in der Pause in Angriff genommen werden. Oder wenn es wichtige Dinge sind, wandern sie ggf. auch auf die To-do-Liste und kommen in einer folgenden Pomodoro zum Zug. Das kann man kurz entscheiden. Die äusseren Unterbrechungen steuern: Statt Spielball der Zeitpläne anderer zu werden, schalte schon mal E-Mail, Slack und das Telefon aus. Alle Pings des Smartphones lassen sich einfach pausieren, indem man den Flugzeugmodus einschaltet. Oder das Internet deaktiviert. Und bei persönlichen Ansprachen klar machen, dass gerade konzentriert gearbeitet wird.
Merke: Die grössten Feinde der Produktivität sind innere und äussere Unterbrechungen.
Die Pomodoro Technik besticht durch ihre Einfachheit. Auch wenn es sich nicht immer zu 100 % einhalten lässt: Sie kann äusserst effektiv sein.
Die 25‘ : 5‘ Regel kann man auch leicht anpassen: Inspect and adapt' halt.