Heute möchten wir Einblick geben, wie wir interne wie auch externe Besprechungen so gestalten, dass diese strukturiert und fokussiert durchgeführt werden können, und welche Erfahrungen wir bei dot consulting AG damit gemacht haben.
Diese Meetings kennen wir alle: Agendapunkte werden zu spät eingereicht, beim Meeting werden die vorgegebenen Besprechungszeiten nicht eingehalten und die (wirklich) wichtigen Themen konnten nicht besprochen werden.
Agendapunkte müssen bis zur Deadline am Vorabend der Besprechung eingereicht werden, jedoch kommen einem die wichtigen Agendapunkte erst nach dem Abgabetermin in den Sinn - leider zu spät.
Eine unbefriedigende Situation, persönlich wie auch inhaltlich, denn die Agendapunkte sind ggf. wichtig und sie zu besprechen würde einen Mehrwert ergeben.
Das Meeting folgt der Agenda, doch bereits der erste Agendapunkt beansprucht mehr Zeit für die Besprechung als eingeplant, die Besprechung anderer Agendapunkte ist gefährdet.
Eine unbefriedigende Situation, persönlich als auch aus Überlegungen der Effektivität, denn die Besprechung nachfolgender Agendapunkte könnte dringlicher sein, als die vorhergehenden Themen.
Unser Vorgehen orientiert sich an jenem von Lean Coffee, wir haben es etwas adaptiert und uns folgendes Vorgehen zu Nutze gemacht:
Innerhalb einer Timebox sammeln alle für sich, konzentriert und still, jene Themen, welche sie einbringen wollen, und notieren jedes Thema einzeln auf einem Post-It. Das Post-It enthält folgende Informationen:
Reihum werden die Themen präsentiert und unsortiert an einer Wand oder am Whiteboard platziert. Eine gute Vorgehensweise dabei ist:
Ähnlich einem Kanban-Board werden nun fünf (5) vertikale Spalten auf z. B. einem Whiteboard skizziert und folgende Überschriften von links nach rechts vergeben:
Anschliessend wird anhand von dot-voting abgestimmt, welche Themen welche Priorität geniessen. Eine gute Vorgehensweise dabei ist:
Die so priorisierten Post-Its werden nun ähnlich einem Kanban-Backlog priorisiert in der Spalte „To do“ aufgelistet: wichtigste Themen oben/zuerst, unwichtige unten/am Schluss.
Dieses Vorgehen erfordert von allen Konzentration. Bereits in der Vorbereitung muss bedacht werden, welche Art von Thema (CIA) man eingibt und wieviel Zeit die Gruppe zur Besprechung braucht. Das ist im Grundsatz nicht neu. Neu ist, dass man nun sehr fokussiert an den wichtigsten Themen arbeitet und die anberaumte Zeit zu nutzen versucht, denn das Ziel ist es, in der initialen Timebox zum Ziel zu kommen. Allerdings ergibt sich eine Flexibilität durch die Möglichkeit, in eine nächst kleinere Timebox zu springen. Dies allerdings zu Ungunsten anderer Themen.
Unsere Erfahrung zeigt, dass die Timebox nicht immer ausreicht, auch wenn man mit 15‘ startet. Hier wägen wir als Gruppe ab, ob eine weitere Timebox genutzt werden muss. Abstimmen tun wir mit Handzeichen, sodass die Abstimmung möglichst schnell über die Bühne geht - Sociocracy 3.0 (S3) hat uns dazu einige Tipps gegeben.
Uns hilft die Moderation durch einen der Teilnehmer enorm: Er leitet das Meeting, sodass sich die Anderen auf den Inhalt konzentrieren können. Dazu bestimmen wir ganz zu Beginn eine Person, welche die Tagesmoderation übernimmt - eine rotierende Rolle, alle können das!
BTW: Wir fokussieren nicht bloss die Meetingkultur in einem Team, sondern begleiten Teams stets ganzheitlich in allen Teamdimensionen mithilfe unsere team.tschegg Software.
Wie führt ihr im Betrieb Besprechungen durch? Wie fokussiert ihr auf das Wesentliche ohne die Spontanität und die Kreativität auszubremsen? Oder hast du andere Erfahrungen mit ähnlichen Formaten wie Lean Coffee? Gerne erfahren wir mehr von dir!
In unseren Downloads findest du übrigens eine Checkliste für Lean Coffee :-)