Technician walking in hallway of server room

Auch Verwaltungen basieren auf starken Teams. Wir erzählen die Geschichte eines Teams, das für die Sicherheit der Schweiz zuständig ist - unterstützt durch den dot.benchmark.

dot benchmark

Die Verwaltung als Team

Verwaltungen sind herausgefordert. Die schweizerische Bevölkerung als Stakeholder überwacht die Vorhaben aller öffentlichen (IT-)Projekten. Der Erfolgsdruck ist hoch. Abweichungen im Scope, Zeit oder Kosten sind rasch Tagesgespräch oder werden in einer Arena-Sondersendung politisiert.

Die Verwaltungen haben das erkannt und investieren daher in stabile, weil stärkere Teams. Schliesslich lebt ja auch die oberste Exekutive der Schweiz es vor. Der Bundesrat als Team, als Kollektiv kann alle Krisen der VUCA-Welt meistern.

act-case-study-card-img6.jpg

Unklare Anforderungen, unklare Lösung

Unser Team aus der Verwaltung war mit einer klassisch, weil agilen Herausforderung konfrontiert: Die Anforderungen waren noch nicht ganz geklärt, die Lösung noch völlig offen. Die zu bauende Lösung existierte nirgends. Gewohnte Ansätze wie Wiederverwendung oder Beschaffung waren ausgeschlossen.

Diese Ausgangslage ist typisch für Verwaltungen. Im Gegensatz zu weltweit vernetzten Branchen können lokale Verwaltungen für ihre lokalen Bedürfnisse nicht immer auf bestehende Lösungen zurückgreifen und von den Erfahrungen einer gesamten Branche profitieren.

Unsere Erwartungen

Komplexe Projekte erhöhen den Kommunikationsaufwand. Daher verzichteten wir bei der Verwaltung auf die übliche Skalierung mit mehreren Teams oder Sub-Teams, die an unterschiedlichen Lieferobjekten gleichzeitig arbeiten und sich in zusätzlichen Zeremonien synchronisieren müssen. 

Wir wollten also möglichst rasch ein stabiles, aber interdisziplinäres Team organisieren, das die Herausforderungen als Team bewältigen könnte.

Der dot.benchmark unterstützte uns in den folgenden Aktivitäten:

  • Aufzeigen der vorhandenen Potentiale des Teams
  • Verdeutlichen der Schwachstellen des Teams
  • Kommunikation mit den internen Stakeholder der Herausforderungen
  • Priorisierung von geeigneten Teammassnahmen

Was wir gelernt haben

Der dot.benchmark liefert eine erste Standortbestimmung. Und zwar ohne subjektive Interviews, die bloss prominente Einzelmeinungen abdecken. 

dot-benchmark-verwaltung-uebersicht-dimensionen

Was in diesem Beispiel besonders auffiel, war, dass die Stakeholder das Projekt weitaus optimistischerer beurteilte als das Kernteam sich selber. Das Projektteam fühlte sich in allen Teamdimensionen herausgefordert; die Stakeholder hingegen beschieden dem Team gute Leistung. 

Das hat natürlich die Stakeholder-Kommunikation beeinflusst. Mit dem dot.benchmark konnte das Projektteam gegenüber den Stakeholder ganz unaufgeregt Defizite beispielsweise in der Methodik sowie im Produktfokus darlegen. 

Der dot.benchmark half überdies, die "Baustellen" des Teams zu priorisieren. Es nicht immer notwendig, alle Teamdimensionen gleichzeitig zu optimieren. Denn die Teamdimensionen wechselwirken untereinander. Ein klarerer Produktfokus begünstigt meistens auch die Teamdynamik.

Ein erlebbarer Mehrwert

Der dot.benchmark unterstützte uns beim Priorisieren und Ableiten geeigneter Teammassnahmen. Ebenso konnten wir mit dem dot.benchmark die Wirkung der Massnahmen kontrollieren.

Wir haben beispielsweise das Zusammenarbeitsmodell des Teams stabilisiert und den Produktfokus geschärft. Das verbesserte die Teamdynamik sowie Exzellenz des Teams. Was darunter litt, ist das Teamumfeld. Denn das Team agiert nun weitaus selbstbewusster, bestimmter und hat teils die Stakeholder "abgehängt". Hier hat unser Team noch Potentiale zu entfalten.  

Im Projekt-Coaching war es uns wichtig, unmittelbaren Mehrwert für die Verwaltung und somit auch für die schweizerische Bevölkerung zu erzielen. Die Ergebnisse des dot.benchmark haben dies bestätigt. 

dot-benchmark-verwaltung-folgen-radar

 

Grösste Verbesserung
Top Frage
Grösste Veränderung
act-case-study-card-img4.jpg
“Ich hätte nie gedacht, dass wir in so kurzer Zeit eine solche Veränderung durchleben können. Der dot.benchmark hat uns gezeigt, wo wir ansetzen müssen um nachhaltig erfolgreich zu werden.”
persona-projektleitung-it

Projektleitung