dot.tipp - Priorisierung: Machbarkeit vs. Wichtigkeit

Wie man mit Kanban den Arbeitsfluss gestalten kann, weisst Du bestimmt bereits. Und die Tipps & Tricks zu Kanban kennst du sicherlich auch. Doch immer wieder kommt dein Arbeitsfluss ins Stocken, weil du die tausend und einte Aufgabe priorisieren musst, bevor du sie in dein Backlog einpflegen kannst. Korrekt? Ja, genau. Tja. Und jetzt? Wie behältst du die Priorisierung der Aufgaben im Backlog auch über einen längeren Zeitraum konsistent?

Hier ein Vorschlag, welcher sich in der Praxis für die Priorisierung von Backlogs bewährt hat - sei das nun für dein privates Backlog, jenes deines Teams oder gar jenes deiner Organisation:

Mein Vorschlag orientiert sich am Eisenhower-Prinzip - vielleicht kennst du das ja bereits? Ich biete dir allerdings eine Adaption davon an, welche sich in der Praxis bewährt hat.

Die Schwierigkeiten mit "wichtig" und "dringend"

Das Eisenhower-Prinzip kategorisiert Aufgaben anhand den Kriterien "Wichtigkeit" (Importance) versus "Dringlichkeit" (Urgency) und platziert diese innerhalb einer Matrix.

Aber mit "wichtig" versus "dringend" hatte ich immer so meine Probleme. Anfangs zweifelte ich ja an mir: Kann ich nicht mal "dringend" von "wichtig" unterscheiden? Muss an mir liegen. Bestimmt. Doch dann beobachtete ich zwei Dinge:

• Dinge, welche auf der Zeitachse immer näher kamen, wurden für mich automatisch auch immer dringender. Und somit auch wichtiger. Die Kriterien liegen gefühlt zu nahe bei einander, eine Unterscheidung ist für mich schwierig. Beispiel nötig? Gerne: "Oh, öhm, kneiff... gibt es da eine Toilette? HIER und JETZT?!". Genau... LOL!
• Anderen in meinem Umfeld ging es ähnlich! Dies bemerkte ich aus den unterschiedlichen Interpretationen der Kriterien "wichtig" und "dringend": Immer wieder gab es Verwechslungen, je nach dem, mit wem man sprach. Immer wieder Diskussionen durch Unklarheiten, unterschiedliche Interpretationen. Schwierig.

Die Anwendung der ursprünglichen Eisenhower-Methode, hat sich in der Praxis also oft als etwas schwierig erwiesen. Doch was jetzt? Wie weiter?

Die Adaption der ursprünglichen Methode

Während meines Informatik-Studiums an der ZHAW bin ich dann über eine Adaption der ursprünglichen Methode gestolpert, welche mir total gefiel: Die Methode bleibt an sich gleich - also eine Matrix mit zwei Achsen mit jeweils einem Kriterium.

Bloss, dass die Kriterien "Machbarkeit" (Feasibility) versus "Wichtigkeit" (Importance) lauteten:

Dies machte mir das Leben einfacher: Irgendwie gelang mir die Priorisierung von Aufgaben dadurch einfacher. Und ich machte mir bereits Gedanken über eine mögliche Umsetzung - natürlich musste ich dazu die Aufgabe auch inhaltlich verstehen.

Ein weiterer Vorteil ergab sich: Ich stellte dadurch sicher, dass ich alle Informationen hatte, um die Aufgabe zu "erfassen". Damit verhinderte ich unbewusst, dass ich Aufgaben annahm, welche ich garnicht begriff. Also: "no garbage in - no garbage out", no "GIGO"!

Auch meinem Umfeld gelang die Priorisierung schlagartig besser!

Tipps & Tricks aus der Praxis

Mit der Zeit verfeinerte sich die Methode und einige Tricks etablierten sich zu Tipps:

Kriterien klären durch Attribute - gerade als Team

Es hat sich als sinnvoll erwiesen im Team darüber zu sprechen, was die Kriterien "Machbarkeit" und "Wichtigkeit" jeweils auszeichnet: Wie attribuieren wir das Kriterium "Machbarkeit": Was bedeutet für uns "einfach machbar"? Und was "schwierig machbar"? Wie attribuieren wir das Kriterium "Wichtigkeit": Was bedeutet für uns "unwichtig"? Und was "sehr wichtig"?

Mein Tipp dazu: Im Team diskutieren und die Attribute in einem Brainstorming zum Beispiel mit Post-Its sammeln und neben die entsprechende Achse hängen, sodass diese auch später noch ersichtlich sind.

Handhabung der priorisierten Aufgaben

Nachdem Aufgaben in die Matrix eingepflegt wurden, können diese einfach in vier Kategorien (Quadranten der Matrix) eingeteilt und entsprechend behandelt werden. Mein Sinnbild und meine Empfehlungen dazu sind:

• Wichtig & Einfach: Bombe mit einer kurzen Lunte und einem grossen Knall.
  Dies entspricht der höchsten Priorität. Meine Empfehlung: Do it! Mach es jetzt!
• Wichtig & Schwierig: Bombe mit einer langen Lunte und einem grossen Knall.
  Dies entspricht einer mittleren Priorität. Meine Empfehlung: Decide! Entscheide, zu welchem späteren Zeitpunkt du es machen wirst.
• Unwichtig & Einfach: Bombe mit einer kurzen Lunte und einem kleinen Knall.
  Dies entspricht einer mittleren Priorität. Meine Empfehlung: Delegate. Wer könnte dies für dich erledigen? ist es sinnvoll, dass ich das selber mache?
• Unwichtig & Schwierig: Bombe mit einer langen Lunte und einem kleinen Knall.
  Die entspricht tiefster Priorität. Meine Empfehlung: Delete. Vermeide es, dies anzufassen. Vielleicht kann diese Aufgabe gar verworfen werden?

Und nun: Überführe die so priorisierten Aufgaben ins Backlog - der erste Schritt des Backlog-Managements ist somit getan. Gratulation!

Überführe bloss priorisierte Aufgaben ins Backlog

Tönt irgendwie ganz logisch, ist jedoch im Alltag gar nicht so einfach, nicht wahr? Der einfach Tipp ist, priorisiere neue Aufgaben analog, bevor du diese ins Backlog überführst. So stellst Du die Konsistenz deines Backlogs sicher.

Trick: Nimm dir zwischendurch bewusst Zeit, Aufgaben welche noch keine Priorisierung ausweisen, zu priorisieren. Das kostet dich wenig Aufwand. Bewirkt dafür ein konsistentes Backlog.

Überprüfe die Attribuierung der Kriterien von Zeit zu Zeit

Und ja, die Welt dreht sich. Die Zeit schreitet voran. Dinge ändern sich. So kann sich auch die Attribuierung der Kriterien verändern. Hinterfrage von Zeit zu Zeit die Attribuierung: Sind die Attribute noch die richtigen? Unterstützen diese dich bei der Priorisierung angemessen? Wenn immer wieder Unklarheiten auftauchen, ist es Zeit die Attribuierung anzupassen. Das kostet dich wenig Aufwand. Bewirkt dafür ein konsistentes Backlog. Schon wieder :)!

Was sind deine Erfahrungen, Tipps & Tricks?

Aber hey! Wie priorisierst du deine Aufgaben? Wie macht ihr das im Team? Welche Erfahrungen hast du gemacht? Praktiziert ihr das Priority Poker? Oder das MoSCoW-Prinzip? Welche Tipps & Tricks teilst du mit mir? BTW: Mein Kollege Oliver Gabor von dot consulting AG hat in einem seiner Blog-Beiträge beschrieben, was die wichtigsten Elemente im Backlog-Management sind. Schau es dir an!