dot.tipp - Die 5 besten Tipps für Remote Arbeit in Scrum Teams

Oliver Gabor
02. Juni 2020

In Zeiten von Corona und dementsprechend angeordnetem Home-Office stellen sich viele Teams die Frage, wie sich die tägliche Arbeit remote organisieren lässt. In diesem Blogbeitrag zeige ich anhand der Scrum Events, mit welchen Tools und Kniffen euer Scrum Team auch remote gut performen kann.

Jedes Scrum Team muss sich mit dem Scrum Framework vertraut machen und die daraus resultierenden Scrum Events aufsetzen, damit es die Vorzüge des Frameworks optimal nutzt. Zu den Scrum Ereignissen zählen:

Wie werden Scrum Ereignisse im Scrum Guide beschrieben?

Mit Ausnahme des Sprints als Container für alle anderen Ereignisse ist jedes Scrum Ereignis eine formale Gelegenheit zur Überprüfung und Anpassung. Diese Ereignisse sind genau dazu gedacht, an den kritischen Stellen Transparenz und Überprüfung zu ermöglichen. Das Weglassen irgendeines dieser Ereignisse führt zu verringerter Transparenz und ist eine verpasste Gelegenheit, den gegenwärtigen Stand zu erfassen [Inspect] und darauf zu reagieren [Adapt].

Beschäftigt dich das Thema 'Remote Arbeit' auch in deinem Team? Wie gehst du damit um? Doch wie gestaltet man die Events als Scrum Team so, damit sie auch remote Spass machen und jedes Mitglied seine Leistung optimal abrufen kann? Lass dich an dieser Stelle von Profis anleiten, damit du schnell zu einem guten Ergebnis kommst!

Weil wir bei dot Profis im Bereich Agile Coaching haben, können wir dir Anhand von einfachen Beispielen aufzeigen, wo dein Team in der Remote Arbeit noch Schwächen hat, die schnell zu grossen Verzögerungen in der Auslieferung führen können.

Grosse Konzerne, aber auch KMUs, vertrauen unseren Agile Coaching Experten und kommen so schneller zu den gewünschten Resultaten. Willst du auch zu denen gehören, die von unserem Wissen profitieren, oder Teil der Community werden, die sich mit unseren Lernreisen weiterbilden und so ihr Wissen stetig erweitern?

Kannst du es kaum erwarten, uns deine Fragen zu diesem Thema zu stellen? Dann buche jetzt kostenfrei und unverbindlich ein 20-minütiges Meeting mit Niklas oder mit mir. In diesem Call erwarten dich folgende Dinge:

  • Check-In und Standortbestimmung bezogen auf Remote Arbeit in deinem Team.
  • Hands-On Beispiele, wie du in deinem Team mit wenig Aufwand spürbar etwas verändern kannst.
  • Nächste Schritte, wie du dein Wissen im Team verankern kannst.

Was kannst du verlieren?

Meeting mit Oliver Meeting mit Niklas

Der Sprint

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Das Herz von Scrum ist der Sprint, ein Zeitraum [Time Box] von maximal einem Monat, innerhalb dessen ein fertiges ["Done"], nutzbares und potenziell auslieferbares Produktinkrement hergestellt wird.

Wie ist der Sprint deines Teams aktuell aufgesetzt? Welche Scrum Ereignisse habt ihr in euren Team etabliert? Wie haben sich diese in der Phase der Remote Arbeit verändert? Lies die folgenden Bullets durch und finde heraus, wie viele du mit JA beantworten kannst. Je mehr Bullets du mit JA beantworten kannst, desto besser ist dein Team bereits auf die Remote Arbeit als Scrum Team eingestellt.

  • Dein Team hat eine Lösung für kurzfristige Anfragen, teamintern (JA/NEIN)
  • Dein Team hat eine Lösung für kurzfristige Anfragen, von externen Stakeholdern (JA/NEIN)
  • Dein Team hat eine Lösung für langfristige Anfragen, teamintern (JA/NEIN)
  • Dein Team hat eine Lösung für langfristige Anfragen, von externen Stakeholdern (JA/NEIN)
  • Dein Team hat eine Lösung für die Transparenz über die fortlaufende Sprintplanung... (JA/NEIN)
  • ... und den Fortschritt im aktuellen Sprint (JA/NEIN)
  • Dein Team hat eine Lösung für den formellen Austausch im Daily Scrum (JA/NEIN)
  • Dein Team hat eine Lösung für den informellen Austausch teamintern (JA/NEIN)
  • Dein Team hat eine Lösung für den einfachen Zugang zu eurem Sprint Review (JA/NEIN)
  • Dein Team hat eine Lösung zur Dokumentation des Sprints und des Sprint Reviews, welche externen Stakeholder jederzeit die Möglichkeit bietet, vergangene Sprint Reviews aufzuarbeiten (JA/NEIN)
  • Dein Team hat eine Lösung, eine attraktive Sprint Retrospective remote machen zu können... (JA/NEIN)
  • ... und kann die Umsetzung der Massnahmen daraus transparent machen (JA/NEIN)

Sind das schon viele Punkte für dich? Ich habe an dieser Stelle nur die wichtigsten aufgeführt. Leider kommt es immer wieder vor, dass viele von den oben genannten Punkten nicht im Team geklärt sind, sodass das Team durch äussere Einflüsse an der Arbeit gehindert wird oder sich dem Vorwurf mangelnder Transparenz ausgesetzt sieht.

Wie viele von diesen Punkten mit Lösungen der Remote Arbeit angegangen werden können, könnt ihr in den nächsten Abschnitten lesen.

Sprint Planning

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Im Sprint Planning wird die Arbeit für den kommenden Sprint geplant. Dieser Plan entsteht durch die gemeinschaftliche Arbeit des gesamten Scrum Teams.

Das Sprint Planning steht und fällt mit einem guten Sprint Ziel, welchem sich das Scrum Team verschreibt. Der Scrum Master ermöglicht einen reibungslosen Ablauf, auch wenn das Meeting remote stattfindet:

  • Agenda
  • Timeboxing
  • Pausen
  • Setup des Remote Meetings

Welche Infrastruktur ist für ein Sprint Planning das Minimum?

Diese Systeme müssen in der gegebenen IT-Infrastruktur reibungslos funktionieren. Hierbei ist zu beachten, dass Systeme für interne und externe Mitarbeitende unterschiedlich gut funktionieren können, bezogen auf die Qualität und Performance. Damit ein Sprint Planning nicht zu einem Fiasko wird, müssen diese Systeme im Vorfeld mit einem Teil des Scrum Teams getestet werden.

Daily Scrum

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Das Daily Scrum ist eine Timebox von 15 Minuten für das Entwicklungsteam. Das Daily Scrum findet an jedem Tag des Sprints statt. Das Entwicklungsteam plant dabei die Arbeit für die nächsten 24 Stunden.

Das Daily Scrum und dessen Erfolg in einem remote Scrum Team steht und fällt mit folgenden Faktoren:

  • Timebox
  • Disziplin
  • Fokus

Timebox im Daily Scrum

Wie lange dauert das Daily Scrum mit 7 Personen? Maximal 15 Minuten! Wie lange dauert es mit 9 Personen? Maximal 15 Minuten. Bist du schneller fertig mit deinem Team? Toll, dann habt ihr noch Zeit für einen informellen Austausch, welcher nicht vernachlässigt werden sollte.

Disziplin im Daily Scrum

Sind alle bei der Sache? Es sind nur 15 Minuten, in denen alle ihre Disziplin nach oben schrauben müssen.

  • Kamera einschalten
  • Blick auf den Speaker
  • Rückfragen stellen, wenn diese aktuell sind

Fokus im Daily Scrum

Dann habe ich das zweite Flag im vierten Befehl genommen, damit ich entscheiden konnte, welches Byte ich von vorne maskieren musste, damit ich das Interface auf der zweiten Plattform zum Laufen bekommen habe. Wow, war das anstrengend, weil ich gestern...

Kennt ihr solche Ausführungen? Sind diese notwendig? Sind diese fokussiert? Nein! Hier sollte der Scrum Master als Facilitator des Scrum Teams mit Fingerspitzengefühl eingreifen und zum Fokus des Daily Scrum zurückführen. Details können bilateral besprochen oder geteilt werden.

  • Welche Insights sind für das ganze Team relevant?
  • Habe ich etwas Wichtiges in den letzten 24 h entdeckt, das dem Team hilft?
  • Brauche ich für meine kommenden 24 h eine Hilfestellung des Teams?

Tools im Daily Scrum

  • Deine Video Call Software
  • Deine Backlogmanagement Software

Nur eine Person teilt ihren Bildschirm im Call, damit möglichst wenig Zeit verloren wird mit Aussagen wie:

  • "Seht ihr meinen Screen?"
  • "Wo muss ich für das Sharing klicken?"
  • "Aha, ihr seht nur meinen Desktop?"

Ausklang des Daily Scrum

Gerade in der Remote Arbeit empfiehlt es sich, im Anschluss an das Daily Scrum einen kleinen informellen Teil einzubauen. Zum Beispiel holen alle einen Kaffee und man erzählt Dinge aus dem Alltag, die nicht mit dem Projekt oder dem Beruf zusammenhängen. So stärkt man das Teamgefühl und gibt dem Remote Team die Möglichkeit, sich besser kennenzulernen.

Schon ausprobiert?

Sprint Review

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Am Ende eines Sprints wird ein Sprint Review abgehalten, um das Produktinkrement zu überprüfen und das Product Backlog bei Bedarf anzupassen. Während des Sprint Reviews beschäftigen sich das Scrum Team und die Stakeholder gemeinsam mit den Ergebnissen des Sprints.

Jetzt folgt die grosse Remote Show! Das Scrum Team zeigt, was es im Sprint entwickelt hat. Und zwar direkt am System und nicht mit einer PowerPoint Präsentation. Hierbei sollten folgende Dinge beachtet werden:

  • Was möchte man am Sprint Review zeigen und in welcher Form?
  • Wo sind die Ergebnisse dokumentiert und können nachgeschlagen werden?
  • Wird das Sprint Review aufgezeichnet, damit man es später ansehen kann?

Form des Sprint Reviews

Welche Teile werden live im Screen Sharing gezeigt - ganz ohne doppelten Boden? Welche Dinge kann man im Vorfeld auf Video aufnehmen und den Reviewteilnehmern nur noch abspielen? Komplexe Zusammenhänge sollten visuell erklärt werden und danach in der Software abgebildet werden.

Ergebnisse des Sprints

Die Dokumentation der Sprintergebnisse dient als roter Faden des Sprint Reviews. Hierzu werden die Ergebnisse inkrementell während des Sprints auf einer Wiki-Seite dokumentiert. Für den Review kann man diese dann noch stilistisch und visuell aufwerten und dann als Referenz verwenden.

Hierzu eignen sich folgende Tools perfekt:

Aufzeichnen des Sprint Reviews

Praktisch alle Video-Call Lösungen haben eine Aufnahmefunktion. Diese kann meistens einfach aktiviert werden und stellt somit keinen Mehraufwand dar - die Aufnahme selbst bietet aber für viele Stakeholder einen grossen Mehrwert!

Die Aufnahme sollte immer am gleichen Ort, am besten zusammen mit der Sprint Dokumentation abgelegt werden. So finden interessierte Stakeholder alle Informationen an einem Ort und können sich rasch informieren, sollte ein Sprint Review verpasst worden sein.

Sprint Retrospective

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Die Sprint Retrospektive bietet dem Scrum Team die Gelegenheit, sich selbst zu überprüfen und einen Verbesserungsplan für den kommenden Sprint zu erstellen.

Was sollte in einer guten Sprint Retrospective alles abgedeckt sein? Diese Punkte habe ich im Detail bereits in diesem Blogbeitrag beschrieben:

  1. Ankommen
  2. Daten sammeln
  3. Erkenntnisse erzeugen
  4. Verbesserungen definieren
  5. Abschliessen

Welche Tools kann ich für eine Sprint Retrospective schnell aufsetzen und somit alle Punkte abdecken?

Retrotool.io

Dieses Tool braucht keine Anmeldung, ist in 10 Sekunden bereit und bildet alle 5 Phasen einer Retrospektive perfekt ab. Hier der Link zum Einstieg: >> LINK

Wie kann man Retrotool schnell aufsetzen?

  1. Create Retrospective klicken
  2. Template auswählen, z.B. START/STOP/CONTINUE
  3. Auf "Create Board" klicken
  4. Das Board steht! Über den "Share" Button können nun Einladungen an die Team-Mitglieder versandt werden
  5. Los gehts!

miro Board

Wer etwas mehr Freiheitsgrade möchte und sich wohler fühlt, wenn er die Follow-Ups der Retrospektive im gleichen Tool machen kann, dem wird miro als universell einsetzbares Tool viel Freude bereiten: >> LINK

Wie kann man miro schnell aufsetzen für eine Sprint Retrospective?

  1. Einloggen, oder "Sign up for free"
  2. Auf "New Board" klicken
  3. Namen für das Board vergeben
  4. Bei Choose Template "Retrospective" eingeben
  5. Template befüllen
  6. Auf den "Share" Button klicken und deine Kollegen einladen

Fazit?

Die Remote Arbeit in einem Scrum Team ist anders, als wenn alle Teamkollegen vor Ort sind. Bist du gut gerüstet oder möchtest du wissen, wie wir dich optimal in dieser Situation begleiten können?

Dann buche schnell ein Meeting, mit Niklas oder mir, bevor alle Termine vergriffen sind.

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