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dot.tipp - 5 einfache Schritte zur perfekten Retrospektive

Oliver Gabor
19. September 2017

Wieso schwärmen die einen Teams von einer Retrospektive und die anderen nicht? Kann es wirklich sein, dass es ein "richtig" oder "falsch" gibt bei der Durchführung einer Retrospektive? Auf jeden Fall! Die folgenden fünf Schritte bringen Struktur in Ihre Retrospektive und stellen sicher, dass Sie nichts Wichtiges auslassen.


Laden Sie diesen dot.Tipp am Ende des Blogs als PDF runter.


1. Ankommen

"Es sind alle da, dann können wir ja gleich mit den Post-Its loslegen!" - So klingt ein falscher Einstieg in eine Retrospektive!

Welche Punkte sollten beim Ankommen der Teilnehmenden beachtet werden:

  • Begrüssung der Teilnehmenden
  • Rückblick auf die Massnahmen aus der letzten Retrospektive
  • Welchen Zeitraum möchte man in der Retrospektive analysieren? Die letzten zwei Wochen? Monate? Jahre?

Bevor Daten gesammelt werden, muss die Stimmung der Teilnehmenden kurz abgeholt werden, um sicher zu gehen, dass nichts zwischen den Teammitgliedern steht. Dazu eigenen sich folgende Methoden:

  • Wetterlage (sonnig, bewölkt, regnerisch, stürmisch)
  • Thermometer (kalt, warm, heiss)
  • CheckIn (MAD, SAD, GLAD)

Nicht jeder ist immer gleich kritikfähig. Je nach Situation können Teilnehmende sehr empfindlich auf Kritik reagieren. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor:

  • Wecker zu spät bemerkt
  • Kind zu spät in die Krippe gebracht
  • Bus verpasst
  • In die Firma gerannt
  • Nun völlig gestresst in der Retrospektive angekommen

Die oben genannten Methoden geben diesem Teilnehmenden nun die Möglichkeit, seine Gefühlslage mitzuteilen, damit die anderen einen Indikator für seine heutige Kritikfähigkeit bekommen.

Durch das verwenden dieser Methoden sind die Teilnehmenden angekommen und können ihren Beitrag zur Retrospektive optimal leisten.

2. Daten sammeln

"Ich habe die pos. und neg. Post-Its schon der Vorsorgehalber mitgebracht!" - Ein erstes Anzeichen dafür, dass die vergangenen Retrospektiven immer gleich waren.

Bei diesem Schritt ist die Abwechslung das A und O. Wenn die Daten immer wieder gleich gesammelt werden, verfliegt die Aufregung bzw. Spannung einer Retrospektive.

Deshalb sollte man eine Methode nach folgenden Kriterien wählen:

  • Teamgrösse
  • Allgemeine oder themenspezifische Retrospektive
  • Eingeplante Zeit

Daten werden immer mit Post-Its gesammelt, egal welche Methode. Wichtig ist, dass pro Post-It nur immer ein Feedback steht.

Aus psychologischen Gründen sollte man immer mit dem negativen Feedback beginnen und mit dem positiven aufhören. So wird sichergestellt, dass das positive Feedback in Erinnerung bleibt.

Gut bewährte Methoden, um Daten zu sammeln sind:

  • Starfish (STOP, LESS, KEEP, MORE, START)
  • SCS (STOP, CONTINUE, START)
  • LoSoMo (LessOf, SameOf, MoreOf)
  • Happiness Index (Stimmung auf einem Zeitstrahl)
  • Sailboat (Team, Ziel, Beschleuniger, Bremser, Risiken)

Am besten ist hier nach Methoden zu googlen oder auf

https://plans-for-retrospectives.com/ zu schauen.

3. Erkenntnisse erzeugen

"Ich sehe keine Gemeinsamkeiten, scheint keine erfolgreiche Retro zu sein!" - Könnte man meinen. Deshalb werden wir nun Erkenntnisse erzeugen.

Dies heisst so viel wie, Post-Its gruppieren, Doppelnennungen entfernen, Gruppen benennen.

Im Anschluss an die Gruppierung werden die neuen Themen bzw. Gruppen mit den Teilnehmenden diskutiert. Folgende Dinge sind bei der Diskussion zu beachten:

  • Es ist keine Lösungsdiskussion
  • Es geht darum, die Themen mit Kontext anzureichern und sie somit besser zu verstehen
  • Die Teilnehmenden stellen Verständnisfragen
  • Gruppen werden neu gemacht, umbenannt, verschoben oder aufgelöst

Nun ist ein klares Bild entstanden. Die Themen sind gruppiert und haben eine Struktur, die hilft Verbesserungen abzuleiten.

4. Verbesserungen definieren

"So alle Post-Its sind an der Wand, ich bedanke mich herzlich für eure Teilnahme!" - Nein auf keinen Fall! Jetzt geht es erst an das Eingemachte!

Keiner verlässt die Retrospektive, bis folgende Tätigkeiten ausgeführt wurden:

  • 1. Verbesserungen wurden durch die Teilnehmenden definiert

Hierzu schreiben die Teilnehmenden ihre Vorschläge auf Post-Its und stellen diese im Plenum vor.

  • 2. Es ist klar, welche Verbesserungen innerhalb bzw. ausserhalb des Teams umgesetzt werden können

Hier entscheidet sich, welche der Verbesserungen delegiert werden müssen.

  • 3. Jede Verbesserung wird durch die Teilnehmenden priorisiert

Jeder Teilnehmende erhält z.B. drei Stimmen und kann diese auf die Post-Its verteilen. Die Top 3 mit den meisten Stimmen gewinnen.

  • 4. Die Top 3 Verbesserungen werden eruiert
  • 5. Alle 3 Verbesserungen enthalten den Namen der Person, die diese umsetzt
  • 6. Alle 3 Verbesserungen enthalten ein Datum, bis wann diese umgesetzt werden müssen.

Nun sind alle bereit für den Abschluss der Retrospektive.

5. Abschliessen

"Jetzt kommt die Retrospektive von der Retrospektive! Wie bitte?" - Auch die Art und Weise der Retrospektive soll sich ständig verbessern und den Teambedürfnissen entsprechen.

Der Moderator soll am Ende der kurzen Feedbackrunde wissen, was er das nächste Mal besser machen kann.

An dieser Stelle werden kurze Feedback-Techniken eingesetzt, um die Teilnehmenden am Ende von zwei intensiven Stunden etwas zu schonen.

  • Fist of five (Auf 1, 2, 3 zeigen alle mit den fünf Fingern einer Hand, wie sie die Retrospektive fanden)
  • Skalenfeedback (Auf einer Skala von 0-10 zeigen die Teilnehmenden mit einer Markierung, wie sie die Retrospektive fanden)

Jetzt ist es Zeit, sich für den Einsatz der Teilnehmenden zu bedanken und alle zu verabschieden.

"Nach der Retro ist vor der Retro!" Nun müssen die Verbesserungen dokumentiert und den zuständigen Personen zugänglich gemacht werden. Dies können einfache Zettel sein oder das Erfassen von Aufgaben in einem Taskboard.

Tipps und Tricks

  • Planen Sie genug Zeit für eine Retrospektive ein. Für ein Team von ca. 5-9 Leuten sollte ein Zeitraum von mind. 2 Stunden reserviert werden.
  • Wählen Sie immer eine Methode zum Datensammeln, die es Ihnen erlaubt, von den negativen zu den positiven Punkten der Retrospektive zu gehen.
  • Probieren Sie die gewählte Methode ein Mal aus, bevor Sie diese einsetzen.
  • Bereiten Sie den Raum vor, visualisieren Sie den Ablauf auf mehreren Flipcharts.
  • Bieten Sie Ihren Teilnehmenden Abwechslung. Bauen Sie neue Methoden in die Retrospektive ein, damit es immer spannend bleibt.
  • Sorgen Sie für gute Laune, bieten Sie „Brainfood“ und etwas zu trinken an.
  • Sie kennen Ihr Team am besten. Wann ist es in der Lage, am meisten Input zu liefern? Am Morgen oder am Nachmittag?

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