dot.coaching - Wenn ein PI Planning abgesagt wird...

Ein abgesagtes PI Planning ist selten ein Methodenproblem.
Meist ist es ein Spiegel für den Zustand der Entscheidungsfähigkeit einer Organisation.

Letzte Woche erlebte ich ein Novum. Bei einem Kunden wurde das PI Planning einen Tag vor dem geplanten Start abgesagt.

Die Begründung:

Es müssen erst grundlegende Prioritätsentscheidungen geklärt werden.
Die Ressourcen sind begrenzt. Es gibt zu viele parallel laufende Initiativen.

Für viele Organisationen fühlt sich so etwas vermutlich wie ein grosses Scheitern an.
„Wir sind nicht bereit.“
„Wir kriegen es nicht hin.“
„Das ist jetzt peinlich.“

Wenn ich ehrlich bin, war das auch meine unmittelbare Reaktion.

Aber: Auch wenn ich nicht begeistert von der Absage bin, ist die Wahrheit doch deutlich diffiziler als bloss zu sagen "Das hätte nicht passieren dürfen!" oder "Das geht doch nicht!"

Was SAFe eigentlich über PI Planning sagt

Schauen wir zuerst mal was das Scaled Agile Framework (SAFe-Framework) zum Sinn und Zweck des PI Planning sagt. Laut dessen ist das PI Planning kein reines Planungsevent. Es ist ein Alignment- und Commitment-Event.

Damit es funktionieren kann, werden drei Dinge vorausgesetzt:

1. Es gibt klare strategische Prioritäten
2. Es gibt eine realistische Kapazitätsannahme
3. Es gibt eine gewisse Entscheidungsklarheit im Management

Das PI Planning ist nicht dafür da, diese Dinge erst während des Meetings zu klären.
Es ist dafür da, auf dieser Basis eine realistische Planung zu machen und ein Commitment der Teams zu erhalten.

SAFe ist erstaunlich klar – auch wenn es in der Praxis oft anders gelebt wird.

"Wenn die Prioritäten unklar sind, wird PI Planning zum Theater."

Warum die Absage inhaltlich Sinn ergibt

Wenn ein Unternehmen ein PI Planning absagt, weil:

• Zu viele Initiativen parallel laufen
• Ressourcen überall ein bisschen, aber nirgends ausreichend da sind
• Prioritäten nicht wirklich entschieden sind

… dann ist das kein Planungsproblem.

Dann ist das ein Führungs- und Governance-Problem. Das PI Planning hätte diese Probleme nicht gelöst. Es hätte sie nur sichtbar gemacht – allerdings auf eine sehr teure Art und Weise. Mit 100 oder mehr Leuten im (virtuellen) Raum.

Insofern ist inhaltliche Logik der Absage schon nachvollziehbar.

Warum die Art und der Zeitpunkt problematisch sind

Ein PI Planning einen Tag vorher abzusagen, sendet ein starkes Signal in die Organisation. Speziell wenn es nicht das 20. PI Planning ist, sondern das dritte, nachdem die Organisation einen immensen Aufwand auf sich genommen hat, um "agiler zu werden". Und dieses Signal ist - aus meiner Sicht - gefährlich:

"Wenn es schwierig wird, stoppen wir den Veränderungsprozess und arbeiten erst einmal „wie früher“ weiter.

Das ist sehr wahrscheinlich nicht die Absicht des Senior Managements. Aber genau so wird es bei vielen Menschen in der Organisation ankommen.

Gerade in Organisationen, die ohnehin gelernt haben:

• Entscheidungen zu vertagen
• Konflikte zu umschiffen
• Überlast mit noch mehr Parallelität zu beantworten

verstärkt so eine Absage genau dieses Muster.

Das implizite Change-Signal

Unbewusst wurden dadurch folgende Botschaften gesendet:

• Priorisierung ist jederzeit verhandelbar
• Commitment ist situativ
• Im Zweifel fällt Veränderung als Erstes vom Tisch und Krisensituationen machen wir weiter wie früher

Alle drei Punkte sind fundamentale "No-Go's" in einer grossen Transformation wie dieser.

Die eigentliche Tragik

Das Paradoxe ist, dass genau die Probleme, die zur Absage geführt haben, die Probleme sind, die man mit PI Planning eigentlich adressieren will:

• Überlast in den Teams
• Zu viele Initiativen
• Unklare Prioritäten
• Fehlende Entscheidungen

Das Event auf unbestimmte Zeit zu verschieben, löste sie nicht. Es verschiebt sie nur – und bestätigt damit das bestehende Systemverhalten.

Was eine bessere Alternative gewesen wäre

Schauen wir als erstes mal wieder, was SAFe in solchen Situationen - die ja durchaus auftreten können - vorsieht. 

Dort gibt es das Konzept der Mid-PI Feature Changes. Wir planen und committen zwar für 12 Wochen (in diesem konkreten Fall), aber wissen ja, dass uns Änderungen jederzeit treffen können, daher ist dies ein Vehikel, welches es erlaubt, bewusst innerhalb eines PIs Änderungen vorzunehmen.

Es setzt daher nicht voraus, dass zu Beginn alles perfekt entschieden ist.
Es setzt voraus, dass Führung in der Lage ist, auch während eines laufenden PI Prioritäten bewusst zu ändern. Das Argument „wir sind noch nicht entscheidungsreif für PI Planning“ ist oft kein Planungsproblem, sondern ein Entscheidungsproblem.

Zwei Optionen, wie man damit (besser) umgehen kann

1) Das PI Planning bewusst umwidmen

Weg von „wir planen alles durch“, hin zu: „wir klären die echten Prioritäten und Engpässe“.

Das PI Planning hätte sich dadurch zwar drastisch in Scope und benötigten Teilnehmenden geändert, aber, und das wäre die wichtige Botschaft gewesen, es wäre immer noch der primäre Ort für wichtige Entscheidungen gewesen. Diese werden nun wieder "offline" in zig Sitzungen hinter verschlossenen Türen getroffen. 

2) Früher verschieben und klarer kommunizieren

Sobald absehbar war, dass es zu grösseren Prioritäts- bzw. Kapazitätsproblemen kommt, hätte das Event direkt verschoben werden können. Und zwar mit einem konkreten Ersatztermin und einer expliziten Message: 

Wir stoppen hier nicht unseren Veränderungsprozess hin zu Agile Ways of Working. Wir haben nur erkannt, dass wir grössere Priorisierungsthemen haben, also stoppen wir Planen ohne Entscheidungsbasis.

Was jetzt wie eine kurzfristige, panische Reaktion wirkt, hätte so sogar Vertrauen bilden können, indem die Menschen in der Organisation sehen, dass das Management es ebenfalls ernst meint mit dem Veränderungsprozess und diesen auch versucht zu leben.

Fazit

Inhaltlich war die Absage vermutlich richtig. Ein verschieben eines PI Planning ist auch kein "Versagen" oder "nicht erlaubt". Durch den Kontext, indem sich die Organisation jedoch befindet, war das kurzfristige verschieben als Führungssignal allerdings problematisch.

Planung ersetzt keine Entscheidungen. Aber Entscheidungen ersetzt man auch nicht, indem man Planung aussetzt.

Ein abgesagtes PI Planning ist kein Methodenproblem.
Es ist ein Spiegel für den Zustand der Entscheidungsfähigkeit einer Organisation.

Genau da sollte man hinschauen. Idealerweise nicht zwei Tage vor dem nächsten PI Planning.