dot.tipp - Mit dem OKR-Framework die Strategie lebendig gestalten

Tobias Ellenberger
24. März 2022

Aktuell haben wir vermehrt Anfragen, wie die Vision eines Unternehmens zum Leben gebracht werden kann. Die Arbeit mit unseren Kunden bringt natürlich auch uns immer wieder bewusst und unbewusst in eine gesunde Reflexion. So haben wir realisiert, dass wir unser Warum gar nicht so transparent auf unserer Website kommunizieren. Das ist nun korrigiert.

Was wir noch weniger kommunizieren ist, wie wir unseren Strategieprozess leben. Wenn wir dann aber darüber reden, merken wir, dass wir schon ein bisschen speziell sind.

«Wir wollen gemeinsam mit Partner ein paar Tage nach Tel Aviv.»

Das war unser strategisches Ziel für das Jahr 2021. Nein, aufgrund der aktuellen Lage waren wir nicht in Tel Aviv. Aber wir haben unser Ziel erreicht. Gemeinsam nach Tel Aviv gehen zu können ist und war Sinnbild unserer Sehnsucht, endlich entspannt in die Zukunft blicken zu können. Ein absolut emotionales Ziel. Das uns jeden Tag motiviert hat. Zu unserem Mantra wurde.

Für das Jahr 2022 haben wir uns zum Ziel gesetzt, die 4-Tage Woche realisieren zu können. Wiederum ein sehr emotionales Ziel. Ein Ziel, für das wir gerne Gas geben wollen. Ein Ziel, dass erneut zu einem Mantra werden kann. Weil wir so begeistert von der Idee sind.

Nun haben wir also ein grossartiges Ziel, für das wir uns alle voll begeistern können. Wie wird nun so ein Ziel zum Leben erweckt? Wir verwenden dazu das OKR-Framework. Das Leitbild aus dem OKR-Framework ist nun also auf unserer Website unter «Wir als Team» im Bereich «Warum wir arbeiten» definiert. Die 4-Tage Woche definiert unser MOALS (Mid-Term Goals) und gibt uns die Orientierung für unseren Fokus im Jahr 2022. Dieses Ziel, oder in der OKR Sprache eben MOALS, wollen wir mit diversen Objectives unterstützen. Einige der Objectives sind uns heute, Anfang 2022, bereits sonnenklar. Andere lassen wir bewusst auf uns zukommen. Wir haben ja auf unserem Weg auch einiges zu lernen. Dort wo uns die Objectives schon klar sind, definieren wir natürlich auch die Key Results.

Kontext

Um die 4-Tage Woche erreichen zu können, müssen wir bei unserer Kunden- und Auftragsstruktur eine stabile Einnahmequelle schaffen, die nicht durch Consulting getragen wird. Selbstverständlich ist es als Unternehmen möglich, im Bereich Personal zu skalieren, da aber die Kosten linear mit steigen, ist man schnell in einem Hamsterrad gefangen. Was ziemlich beliebig skaliert ist Software. In unserem Kontext ist es der team.tschegg und präziser eine entsprechend Self-Service Plattform rund um den dot.benchmark.

Entsprechend ist für uns klar, dass wir ins Produktbusiness investieren müssen, damit wir solche Ziele erreichen können. Das haben wir speziell im 2020 und im 2021 getan. Intensiv. So gut, dass wir heute den nächsten Schritt planen können.

Zurück zum OKR-Framework und einem kleinen Beispiel im Kontext der 4-Tage Woche.

Ein Objective für die Erreichung unseres MOALS oder eben der 4-Tage Woche ist: Den team.tschegg als autonomes Coaching Tool bei unseren Kunden etablieren.

Bedeutet, dass wir uns und unseren Kunden beweisen müssen, dass der team.tschegg auch ohne uns verwendet werden kann und damit grossartige Veränderungen in den Teams erreicht werden können.

Ein Key Result zur Erreichung dieses Objectives ist, wieder als Beispiel, das Kunden die im Self-Service Modell unterwegs sind, bei der zweiten Durchführung des team.tschegg sichtbare Verbesserungen erreichen. Wenn wir die Workshops und das Coaching selbst machen, ist die bereits deutlich sichtbar. Die Frage ist nun, liegt das an unseren Coaching-Leistungen oder zeigt der team.tschegg so deutlich die relevanten Handlungsfelder auf, dass unsere Kunden sich zukünftig auch selbst helfen können.

Im OKR-Framework haben wir nun also folgendes Bild (Teilausschnitt).

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  • «Warum wir arbeiten» definiert unser Leitbild
  • «4-Tage Woche» beschreibt unser MOALS
  • «team.tschegg als autonomes Coaching Tool etablieren» ist eines unserer Objectives
  • «zweite Durchführung zeigt sichtbare Verbesserungen» ist ein Key Result für dieses Objective

Wie wird das nun in den Arbeitsalltag integriert?

Wir reflektieren unsere OKRs in einem zweiwöchigen Rhythmus. Nach verschiedenen Experimenten hat es sich für uns als am besten erwiesen, dass wir jeden Montagmorgen mit dem ganzen Team zusammenarbeiten. Alle zwei Wochen prüfen wir den Fortschritt der Zielereichung, den Status des Key Results. Die grössere zeitliche Klammer ist dann das Quartal. Einmal pro Quartal werden die Objectives reflektiert, neue definiert und alte, abgeschlossene geschlossen.

Selbstverständlich machen wir auch Reviews und prüfen, wie gut wir gearbeitet haben. Notieren und besprechen Impediments resp. Hindernisse und versuchen gemeinsam Lösungen zu entwickeln.

Worin wir lustigerweise nicht so konsequent sind, ist in der Durchführung von ordentlichen Retrospektiven. Da wir uns jeden Morgen für rund 30’ sehen und auch jeden Tag Mini-Reviews haben, folgen Retrospektiven bei uns eher emergent und situativ. Wenn man so will sind wir so stark schon im agilen Mindset unterwegs, dass wir für Prozessverbesserungen keine speziellen Meetings brauchen.

Und wie bildet ihr das technisch in Euren Tools ab?

In unserem Kontext verwenden wir dazu JIRA. Wir haben unser Strategieprojekt, bilden dort die Objectives als Epics ab und die Key Results entsprechend als Stories. Das Ganze wird in einem sauberen Kanban Board alle zwei Wochen mit dem ganzen Team besprochen.

Empfehlung für grössere Teams?

Bei grösseren Teams empfehlen wir, dass sich die Führung um den Bereich Leitbild, MOALS und Objectives kümmert und auf der Ebene auch eine Priorisierung vornimmt. Danach die Teams dazu einladen, gemeinsam Ideen zu entwickeln, wie die Objectives mit geeigneten Key Results erreicht werden können.

Und wenn wir skalieren müssen?

Na dann wird das Konzept sehr simple repliziert. Die Key Results auf der obersten Ebene werden zu Objectives, die dann wiederum mit Key Results erreicht werden. Vielleicht braucht es ein, zwei neue Begriffe, damit die unterschiedlichen Ebenen voneinander unterschieden werden können, aber methodisch braucht es kein anderes oder neues Konzept.

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