Arbeit AM System braucht Zeit.
Wir hören in unseren Leadership Coachings sehr oft die Worte, "ich will mehr in die Führung investieren, jedoch fehlt mir schlicht die Zeit". Ja, Zeit ist eine begrenzte Ressource. Gleichzeitig gibt es verschiedene Strategien mit denen du deine Zeit effektiver nutzen und mehr Ressourcen schaffen kannst. Hier zeigen wir dir unsere Good Practice.
Starte immer mit dem Wofür! Setze dir klare Ziele und schneide diese Ziele in verdaubare Häppchen. Du und dein Team können und werden nicht von heute auf morgen zur High Performing Einheit. Es gibt nicht umsonst die Team-Uhr von Tuckman, denn es geht um Zeit. Zeit, die es der eigenen Führung und dem Team zu geben gilt. Wo steht dein Team, welches Thema hat Priorität? Wo kannst du Outcome – also direkter Mehrwert und nicht zu verwechseln mit Output – für dich und dein Team generieren? Setze dir dabei unbedingt eine WIP (Work-In-Progress) Limite und fasse möglichst nicht mehr als zwei Dinge gleichzeitig an. Wir haben nicht umsonst nur zwei Hände. Nicht zu vergessen: reflektiere immer wieder deinen Nordstern, spezifiziere ihn stetig Inspect & Adapt. Am besten in deinem Blocker. Womit wir zum zweiten Punkt kommen…
Zu welchem Zeitpunkt in der Woche kommen die wenigsten Bedürfnisse aus deinem System, wann kannst du dir ein paar Stunden rausnehmen? Montagmorgen? Freitagnachmittag? Tracke als Test während 2 Wochen den Zeitpunkt der spontanen Anfragen und setze den Blocker dort, wo du am wenigsten "gefragt" bist. Das ist deine Zeit für einen Deep Dive ohne Task-Switching. Unternimm einen Reflexionsspaziergang draussen an der frischen Luft - vielleicht nur mit Notizblock und Stift! "Go with the flow" und widme dich ganz deinen priorisierten Führungsthemen. Diese Übung ist bei unseren Leadership Coachings jeweils der Startpunkt der Reise. Bei dot haben wir uns übrigens den Montag geblockt für unsere interne Weiterentwicklung, bzw. die Arbeit an unseren Eigenentwicklungen. #eatyourowndogfood #continousimprovement
Drop the thought. Dalai Lama
Schalte jegliche Social Media, E-Mails und Benachrichtigungen ab. Kennst du schon den Fokus Mode von Apple? Den kannst du genau auf deine Anforderungen zuschneiden. Auch Android hat entsprechende Apps, die dich technisch unterstützen, damit du dich auf ein Thema konzentrieren kannst. Sogar «Notfälle» kann man einstellen, welche die Fokuszeit umgehen. Das darf also keine Ausrede sein 😉. Die Deluxe Variante ist definitiv während der Fokuszeit das Handy komplett abzuschalten und sich ganz seiner kreativen Arbeitsumgebung hinzugeben. Mit farbigen Post-its, Stiften und am besten mit einen Themenspeicher, in welchen du alle Themen schiebst, die aufpoppen und die nichts mit deinem Fokusthema zu tun haben. Diese kannst du dann bei anderer Gelegenheit - ausserhalb deines Blockers - wieder ins Zentrum rücken.
Wer loslässt, hat zwei Hände frei!
Delegiere Aufgaben an dein Team. Deine beiden Hände sind ja schon beschäftigt mit zwei Themen (#wiplimite). Welche Aufgaben du sinnvollerweise delegieren kannst, findest du am besten mit dem "Delegation Poker" heraus. Das Instrument Delegation Poker zielt darauf ab, eine einheitliche, bedürfnisgerechte Delegation von Verantwortlichkeiten im Team zu erreichen und gleichzeitig sicherzustellen, dass jedes Teammitglied ein angemessenes Mass an Autonomie und Entscheidungsbefugnissen bekommt.
Und wie wir aus der Motivationstheorie wissen, ist das Bedürfnis nach Selbstbestimmung und Unabhängigkeit (Autonomy) ein sehr wichtiger Motivationstreiber. Also lasse dein Team mitENTSCHEIDEN, wo sie mitENTSCHEIDEN wollen!
Technische Ressourcen wie Trello, Confluence oder auch mal als Experiment etwas künstliche Intelligenz wie ChatGPT können dich entlasten. Wir sollten diese Tools für ressourceneffizientes Leadership als klare Chance sehen! ChatGPT kann zum Beispiel dazu genutzt werden, repetitive Aufgaben auszuführen wie das Protokollieren von Meetings, das Erstellen von Berichten, das Planen und Einrichten von Terminen (bereits erkanntes Plug-in Potential) oder auch für eine Wissensdatenbank, welche sich wiederholenden (sachlichen) Fragen von Mitarbeitenden gerecht wird - sozusagen eine FAQ Seite 2.0.
Automatisierung von Aufgaben kann der Schlüssel sein, um mehr Zeit für zwischenmenschliche, sensitive Themen zu haben. Nimm beim nächsten Reflexionsspaziergang vielleicht auch einen Mitarbeitenden mit. Es gibt eventuell Themen, die ihr konzentriert beleuchten möchtet, im Dialog. Um dem Ganzen eine leichte Struktur zu geben, haben wir unsere Feedbackkarten entwickelt.
So stehen auch wieder deine Mitarbeitenden im Zentrum und nicht deine Ressourcenknappheit!
Wie schaffst du es, dir Räume für dein Leadership zu schaffen? Wir sind gespannt auf deine Kommentare!
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